Менеджер документооборота/оператор рекламных данных в отдел диджитал

Игроник – крупнейший национальный медиахолдинг, работающий в сфере рекламных и маркетинговых коммуникаций. Наша экспертиза охватывает медиа, диджитал, специальные проекты и спонсорство, маркетинговые предприятия, производство рекламных конструкций.

Игроник основан в 1992 году и в настоящее время объединяет более 200 профессионалов.
В 2022 году рекламный холдинг Игроник объединил Progression Group, Strong Advertising, Mediaplus Group Russia, агентство "Сова"; было создано совместное предприятие Игроника с рекламной группой АДВ. В 2023 году Игроник уверенно вошел в топ-3 медиахолдингов, согласно данным рейтинга Ассоциации коммуникационных агентств России (АКАР) и отраслевого портала Sostav.ru.

Обязанности:

Ведение документооборота отдела Digital в полном объеме:

1. Подготовка приложений, актов, счетов-фактур и счетов для партнеров агентства;
2. Визирование документов по отделу Диджитал;
3. Контроль и организация сбора эфирных справок, счетов, актов, обмена договорами между сторонами. Отправка, получение, хранение документов, сбор чеков. Формирование пакетов документов с подписанными оригиналами экземпляров поставщика/партнера;
4. Сверка полученных документов, от подрядчика с бюджетом отделов/проектов, разнесение данных по внутренним отчетам отделов;
5. Внесение в системы учета заказов поставщика после подтверждения планов клиентом. Сверка заказов в системах учета на основании полученных от поставщика документов (акты, счета-фактуры, счета) в конце отчётного периода;
6. Инициализация процесса и контроль согласования юр. лица для реализации заключения договоров;
7. Контроль подписания согласованных договоров, приложений, доп. соглашений и т.д.;
8. Ведение внутренней отчётности отдела Диджитал по документообороту;
9. Сбор документов от контрагентов: направление запросов контрагентам по недостающим документам, отслеживание сроков получения/возврата закрывающих документов, информирование менеджеров при превышении срока над нормативным;
10. Прямое взаимодействие и коммуникация для реализации собственных задач со всеми участниками процесса: баингом, клиентским сервисом, бухгалтерией, отделом документооборота, финансовым отделом, подрядчиками, партнерами и т.д.;
11. Подготовка служебных записок, гарантийных и информационных писем, заявлений на возврат денежных средств;
12. Сдача отчетности в ЕРИР, через операторов рекламных данных (ОРД):

• заведение информации в базы ОРД;
• заведение в ОРД договоров подрядчиков и клиентов;
• pегистрация новых креативов и сделок;
• присвоение токенов для рекламных материалов;
• обучение практикам поставщиков;
• информирование команды об изменениях;
• мониторинг изменений по закону и правилам поставщиков;
• оповещение команды об изменениях.

Требования:

• Знание первичной документации,
• Знание 1С (СЭД),
• Грамотность и внимательность.

Самостоятельность: Вас не нужно подталкивать вперёд. Вы заинтересованы в достижении результатов, поэтому делаете всё, чтобы его достичь. В идеале вам можно дать задачу и забыть о ней. Если что-то неясно, придёте за помощью. Вы не должны "бояться нового", это обязательно и постоянно будет.

Внимательность: Вы аккуратно оформляете работу и проверяете её за собой и другими, не допускает ошибки по невнимательности.

Ответственность: Если начинается “виноват рынок”, “виноват клиент”, еще кто-то – нам скорее всего не по пути.

Условия:

• Режим работы: с 10 до 19, с перерывом на обед;

• Ежегодный отпуск: 28 календарных дней;

• Оформление трудовых отношений по ТК РФ;

• Своевременная выплата заработной платы;

• Испытательный срок 3 месяца;

• ДМС после успешного прохождения испытательного срока;

• Работа в офисе по адресу: г. Москва ул. Верейская, 29с33

Сфера деятельности:

Маркетинговые, рекламные, BTL, дизайнерские, Event-, PR-агентства, организация выставок